Holacracy Tactical Meetings


Klarheit, Verlässlichkeit und Transparenz im operativen Alltag - ohne Heckmeck und Gelaber


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Überblick

Das Tactical Meeting ist ein Standard Meeting Format, welches jeder Kreis gemäß der Holacracy Verfassung regelmäßig durchführt (normalerweise wöchentlich, ca. 60 Minuten). Es dient dazu, das Team schnell in Bezug auf die operative Arbeit zu synchronisieren, indem zunächst entscheidende Informationen sichtbar gemacht werden und danach alle offenen Themen des Tagesgeschäfts besprochen werden. 

Dieses Meeting hat nicht den Anspruch, alle Fragen im Detail zu klären, sondern lediglich rasch Blockaden aus dem Weg zu räumen, die uns daran hindern, autonom die Arbeit unserer Rollen zu erledigen. Es leistet die Art von “Meta-Arbeit”, die einem Team hilft zu definieren, was die noch offene Arbeit überhaupt ist (Projekte und nächste Schritte) und welche Rolle sich darum kümmern wird.

Tactical Meetings werden als “Rückfälle” betrachtet gegenüber der Situation, in der Rollen ihre Arbeit einfach autonom abarbeiten. Manchmal müssen wir uns dafür abstimmen. Es ist aber wichtig zu betonen, dass alles, was man im Tactical Meeting tun kann (Projekte oder nächste Schritte anfragen, Informationen einholen oder teilen, Spannungen für das nächste Governance Meeting festhalten) jederzeit auch außerhalb von Tactical Meetings tun kann. Tactical Meetings sind lediglich eine bequeme Gelegenheit dafür und geben dem Team durch ihre Regelmäßigkeit einen operativen Herzschlag. Aber die meiste Arbeit in Holacracy geschieht außerhalb von Meetings! 



Inhalt:


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Tactical Meeting Prozess

Der Prozess besteht aus zwei großen Phasen, der Präambel (Vorlauf) und der Verarbeitung von Agendapunkten. 

 


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Präambel Check-In Checklisten Durchsicht Kennzahlen Durchsicht Projekt-Fortschritte Agendapunkte verarbeiten Agenda erstellen   Spannungen verarbeiten   Abschlussrunde

Präambel


In der Präambel geht es darum, Transparenz zu schaffen und Daten an die Oberfläche zu bringen, damit sie anschliessend bearbeitet werden können.


Check-In

Benenne, was deine Aufmerksamkeit in Beschlag nimmt. Jeder spricht einzeln nacheinander ohne Diskussion.


Checklisten Durchsicht

Checklisten bringen Transparenz in die wiederkehrenden Aktionen des Kreises. Prozessmoderator*in liest die fälligen Checklisten und die relevanten Rollen antworten mit “erledigt” oder “nicht erledigt” bezogen auf den angegebenen, vergangenen Zeitraum. Keine Erläuterungen, keine Diskussion.

Jedes Kreismitglied darf Checklistenpunkte basierend auf den bereits existierenden Verantwortlichkeiten der anderen Rollenfüller hinzufügen. Es dürfen allerdings keine neuen Erwartungen an Rollen geltend gemacht werden. Neue Erwartungen können nur durch den Governance Prozess hinzugefügt werden. 

 

Kennzahlen Durchsicht

Prozessmoderator*in liest die fälligen Kennzahlen vor. Die Rolle, der die Kennzahl zugeordnet ist, berichtet kurz über die aktuellen Daten und Erkenntnisse. Verständnisfragen sind erlaubt, jedoch keine Diskussion. Welche Kennzahlen von den Rollen berichtet werden sollen, darf die Lead Link Rolle des Kreises festlegen. 


Projekt-Fortschritte

Prozessmoderator*in liest jeden Projekttitel vor und fragt: „Gibt es irgendwelche Neuigkeiten?“. Projektinhabende antworten entweder „keine Neuigkeiten“ oder teilen relevante Änderungen seit dem letzten Tactical mit. Verständnisfragen sind erlaubt, jedoch keine Diskussion oder Anfragen für Projekte und Aktionen. Wer solche Bedarfe hat, kann seine Punkte im nächsten Schritt auf die Agenda setzen lassen.




Agendapunkte verarbeiten


Tactical Meetings werden als “Rückfälle” betrachtet gegenüber der Situation, in der Rollen ihre Arbeit einfach autonom abarbeiten. Manchmal müssen wir uns dafür abstimmen. Es ist aber wichtig zu betonen, dass alles, was man im Tactical Meeting tun kann (Projekte oder nächste Schritte anfragen, Informationen einholen oder teilen, Spannungen für das nächste Governance Meeting festhalten) jederzeit auch außerhalb von Tactical Meetings tun kann. Tactical Meetings sind lediglich eine bequeme Gelegenheit dafür und geben dem Team durch ihre Regelmäßigkeit einen operativen Herzschlag. Aber die meiste Arbeit in Holacracy geschieht außerhalb von Meetings!



Agenda erstellen  

Prozessmoderator*in erstellt eine Agenda mit den zu verarbeitenden Spannungen indem er*sie diese auf Zuruf sammelt. Nur ein oder zwei Worte pro Spannung als Platzhalter sind erlaubt. Diskussionen sind nicht erlaubt. Im weiteren Verlauf der Verarbeitung der Spannungen haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, noch weitere Agendapunkte hinzuzufügen.

Spannungen verarbeiten  

Nach der Sammlung der Punkte geht der*die Prozessmoderator*in durch die Liste mit dem Ziel, vor Ablauf der Zeit alle Agendapunkte zu verarbeiten, was die Zeit pro Agendapunkt begrenzt. Bei 40 Minuten für 8 Agendapunkte bleibt entsprechend nur je 5 Minuten pro Agendapunkt. Ziel bei Bearbeitung ist nicht die Behandlung im Detail, sondern die Klärung dessen, was der nächste Schritt ist, um voranzukommen.

Prozess zur Verarbeitung jedes Agendapunktes: 

  1. Prozessmoderator*in fragt: “Was brauchst du?”
  2. Agendapunktinhabende*r spricht mit den anderen nach Bedarf
  3. Secretary erfasst jegliche Projekte und nächsten Schritt, die von anderen Kreismitglieder angefragt und angenommen wurden.
  4. Prozessmoderator*in fragt: “Hast du alles, was du brauchst?” Falls, ja geht es mit dem nächsten Agendapunkt weiter. 




Abschlussrunde


Ziel: Bewusst aus dem Meeting aussteigen und die persönliche Reflexion über das Erlebte teilen. Jede*r spricht einzeln nacheinander, ohne Diskussion.

Die 4 Pfade zur Verarbeitung von Spannungen 

Die folgenden 4 Pfade zur Verarbeitung von Spannungen in Holacracy kannst du innerhalb von Tactical Meetings anwenden– aber jederzeit auch außerhalb. Sie können auch beliebig kombiniert werden, um eine Spannung zu lösen.

Die Holacracy Tactical Meetings bieten eine effektive Methode zur Verarbeitung von operativen Spannungen innerhalb eines Teams. Sie ermöglichen es selbstorganisierten Teams sich regelmässig zu synchronisieren und transparenz über die Arbeit des Kreises zu schaffen. Dabei können Spannungen schnell, fokussiert und zuverlässig bearbeitet werden. Es gibt im vier Hauptpfade zur Verarbeitung von Spannungen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb von Tactical Meetings angewendet werden können:

   1    Darum bitten, dass etwas getan wird (nächster Schritt oder Projekt)  2   Informationen, Ideen oder Rückmeldungen einholen  3  Informationen, Ideen oder Rückmeldungen teilen     4   Eine neue Erwartung notieren

   1    Darum bitten, dass etwas getan wird (nächster Schritt oder Projekt)

Dieser Pfad beinhaltet die Anforderung einer spezifischen Aktion oder eines Projekts von einem anderen Kreismitglied. Es ist hilfreich, wenn diese Anforderung klar und präzise formuliert wird, um Missverständnisse zu vermeiden. Zum Beispiel könnte ein Teammitglied darum bitten, dass ein bestimmter Bericht erstellt wird oder dass ein bestimmtes Problem in einem Projekt gelöst wird.

In Holacracy wird grundsätzlich zwischen zwei Formen unterschieden, die angefragte Arbeit haben kann:

  • Ein nächster Schritt ist ein einzelner, sichtbarer physischer Akt, der etwas vorantreibt.
  • Ein Projekt ist jegliches Ergebnis, das aus mehr als einem nächsten Schritt besteht und einen definitiven Endzustand hat, der benannt werden kann.


 2   Informationen, Ideen oder Rückmeldungen einholen

Manchmal kann die Lösung einer Spannung einfach darin bestehen, mehr Informationen oder Feedback von anderen Teammitgliedern zu erhalten. Dies könnte beinhalten, Fragen zu stellen, um ein besseres Verständnis eines Problems zu erlangen, oder um Feedback zu einer bestimmten Idee oder einem Vorschlag zu bitten.


 3  Informationen, Ideen oder Rückmeldungen teilen  

In einigen Fällen kann es hilfreich sein, eigene Informationen, Ideen oder Rückmeldungen mit dem Team zu teilen. Dies könnte beispielsweise das Teilen von Erkenntnissen aus einem kürzlich abgeschlossenen Projekt, das Vorschlagen einer neuen Idee zur Verbesserung eines Prozesses oder das Geben von Feedback zu einer bestimmten Situation oder einem Problem sein.

 

  4   Eine neue Erwartung notieren

Der vierte Pfad zur Verarbeitung von Spannungen besteht darin, neue Erwartung zu notieren. Dies ist dann sinnvoll, wenn man sich im Tactical Meeting darüber klar wird, dass man in einer seiner Rollen eine neue Erwartung an eine andere Rolle im Kreis etablieren möchte, oder das man Arbeit in einer eigenen Rolle transparenter machen möchte, die man bereits tut, aber noch nicht in einer Verantwortlichkeit zum Ausdruck kommt. Neue Erwartungen an Rollen können nur in Governance Meetings gesetzt werden. In Tactical Meetings können wir uns allerdings bereits einen Reminder festhalten, damit wir die Spannung nicht vergessen und sie im nächste Governance Meeting bearbeiten können.


Jeder dieser Pfade bietet eine wertvolle Methode zur Verarbeitung von Spannungen und zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Effektivität innerhalb eines Teams. Durch die Anwendung dieser Pfade in den Holacracy Tactical Meetings können Teams effektiver zusammenarbeiten, Probleme lösen und ihre Ziele erreichen. Also, nicht zaghaft sein! Sorge für deine Rolle und wünsch dir was.

  Moderationskarte für Tactical Meeting 

Das unverzichtbare Hilfsmittel für effektive Tactical Meetings

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