Der Schweizer E-Business-Dienstleister Unic hat im April diesen Jahres sein Management-System auf Holacracy umgestellt und Xpreneurs gebeten, sie auf diesem Weg zu begleiten. Der Beginn der Zusammenarbeit zwischen Unic und Xpreneurs war ein einstündiges Impulsreferat zum Thema Holacracy, das unser zertifizierter Holacracy Coach Patrick Scheuerer vor der Geschäftsleitung von Unic hielt. Nach weiteren Treffen im Rahmen einer Discovery Session mit alltagsnahen Simulationen und der Entwicklung einer initialen Kreisstruktur, fiel im Dezember 2016 die Entscheidung, Holacracy im gesamten Unternehmen einzuführen (wie es dazu kam, berichteten wir im vergangenen Blogeintrag).
Dies ist der zweite Teil einer mehrteiligen Fallstudie zur Einführung von Holacracy bei Unic. Die weitere Teile können über folgende Links erreicht werden:
- Teil 1: Holacracy bei Unic – Die Suche
- Teil 2: Holacracy bei Unic – Pre-Launch (Dieser Beitrag)
- Teil 3: Holacracy bei Unic – Der Sprung ins kalte Wasser
- Teil 4: Holacracy bei Unic – Die Praxis im Alltag entwickeln
Mit dieser alles verändernden Entscheidung begann eine intensive Zeit der Vorbereitung, die sogenannte Pre-Launch Phase, in der der Rahmen für die Umstellung auf Holacracy geschaffen wurde: In dieser Phase wird die gesamte Unternehmensstruktur in ein Kreismodell übertragen, Arbeitspakete und Richtlinien werden neu definiert und die Mitarbeitenden auf diese neue Arbeitsform eingestimmt.
Unic machte für die Pre-Launch Phase eine sorgfältige Planung. Viele Fragen standen im Raum, z.B. zu welchem Zeitpunkt welches Level an Tiefenstaffelung der Kreise erreicht werden muss und wie man in einem relativ kurzen Zeitraum die 250 Mitarbeitenden an Bord holen und optimal auf die Umstellung vorbereiten kann. Für die Beantwortung dieser Fragen definierte Unic im Januar 2017 einen Change Office Kreis, der zum einen für die gesamte Holacracy Implementierung zuständig war und in dem alle Holacracy relevanten Rollen verankert wurden. Zum anderen beinhaltete der Change Office Kreis auch andere Rollen, die für die Umsetzung der Strategie notwendig waren. Der Transformationsprozess steht nämlich im Kontext der neuen Strategie, was bedeutet, dass es bei der Veränderung nicht “nur”um ein neues Organisationssystem geht.
Nach intensiver Begleitung durch Xpreneurs bis zum Entscheidungszeitpunkt, begann für die aktuellen Führungskräfte und den Change Office Kreis die wichtige Arbeit: zunächst seine eigene Struktur zu definieren und dann das gesamte Unternehmen in ein Holacracy Kreismodell zu übersetzen. Ausserdem wurden in den drei Monaten vor der Ratifizierung der Holacracy Verfassung eigene Tools und Methoden entwickelt, um die Thematik den Mitarbeitenden näher zu bringen und alle mit an Bord zu holen. Dabei führte der Change Office Kreis seine Meetings bereits im Stil von Holacracy durch, anfangs noch moderiert von Xpreneurs, später selbst, unter Begleitung. Ziel war es, die anfangs ungewohnten Holacracy Meetings zu üben und Multiplikatoren zu generieren, die später auch im Unternehmen als interne Coaches fungieren und Prozesse verantwortlich begleiten konnten. Ein weiterer Schritt war die Teilnahme einiger Rollen aus dem Change Office Kreis an einem Practitioner Training (PT), um das Verständnis und die Praxis von Holacracy weiter zu vertiefen.
Unic hatte sich für diese “Multiplikatoren Strategie”entschieden, weil es aufgrund der Unternehmensgrösse und des laufenden Geschäfts schwierig gewesen wäre, allen Mitarbeitenden die Teilnahme an einem PT zu ermöglichen – so wie dies z.B. bei kleineren Firmen gemacht werden kann. Stattdessen entwickelte der Change Office Kreis ausgesprochen kreative Ideen, die Inhalte und Konzepte von Holacracy zu veranschaulichen, produzierte Lern-Videos, richtete virtuelle und physische Gesprächsforen ein, erstellte ein firmeninternes Wiki mit allen relevanten Materialien und organisierte Workshops zur Initialen Kreisstruktur, um die 40 Kreise auszugestalten.
Von Anfang an war klar, dass die Kreisstruktur bei 250 Mitarbeitenden sehr umfassend werden würde. Dies lässt sich mit einer einfachen Faustregel abschätzen: Anzahl der Mitarbeitenden in einer Firma durch 7. Ausgehend von aussen, dem allgemeinen Unternehmenskreis, entwickelte Unic kontinuierlich die Kreisstruktur nach innen und staffelte das Unternehmen in verschiedene Unterkreise auf unterschiedlichen Ebenen. Dabei entstand z.B. der ”Projects Business” Kreis mit Unterkreisen wie ”Auftragsgewinnung” oder ”Fachkreise” – letzterer wiederum mit Unterkreisen für Projekte, usw.
Generell unterstützt wir von Xpreneurs unsere Kunden beim Pre-Launch Prozess vor allem dabei, den Fokus halten zu können. Die strategische Arbeit und die Entwicklung von unternehmensspezifischen Lösungen obliegt dem Kunden selbst. Häufig entstehen dabei Diskussionen zu einzelnen Problemen, bei denen wir als Berater immer wieder auf die Kernfrage lenken: Was ist die Arbeit, die getan werden muss?
Die so zu einzelnen Arbeitspakete herunter gebrochenen Aufgaben im Unternehmen können dann konkret in die neue Firmenstruktur übersetzt werden. Als externe Berater beurteilen wir dabei nicht, ob eine Arbeit wichtiger ist als die andere, sondern helfen, die Arbeit auf Tätigkeiten herunterzubrechen, die sich in Rollen abbilden lassen und die wiederum in themenverwandten Kreisen gebündelt werden.
Auch zeigen wir auf, welche unternehmensinternen Abläufe oder Inhalte in der Holacracy Verfassung geregelt sind. Zum Beispiel ist das Berichten über Kennzahlen ganz klar in der Verfassung beschrieben und erfordert so kein weiteres Überlegen, wann und wie z.B. über Finanzkennzahlen berichtet wird. Mit etwas Holacracy Praxis weiss jeder, dass es dazu während der Tactical Meetings Gelegenheit gibt. Unternehmensspezifische Arbeit hingegen kann nur vom Kunden selbst identifiziert und dokumentieren werden, eine Aufgabe, die niemand anderes für ihn übernehmen kann. Und so ist es auch ausschlaggebend, dass das Unternehmen als Spezialist für die eigene Arbeit, selbst die Definition von Rollen und Kreisen vornimmt, und der Berater vor allem durch methodische Anleitung und Sachkenntnis in Bezug auf die Holacracy Verfassung unterstützt.
Der Pre-Launch Prozess ist sehr aufwendig und braucht ein intensives Auseinandersetzen des Kunden mit seinem eigenen Unternehmen. Viele Fragen sind zu klären, wie etwa Personalentwicklung, Löhne, Prozessabläufe, wie Innovation betrieben wird oder wie Produkt Portfolios beschrieben, wie Kunden gewonnen oder Projekte gemanagt werden. Auf all diese Fragen bietet Holacracy keine konkrete Antwort, worauf Holacracy Coaches mit der Aussage “not specified”hinweisen. Holacracy ist vielmehr eine Sammlung von Praktiken und Regeln, wie Arbeit im Unternehmen organisiert ist. Der Vorteil daran ist, dass diese Praktiken und Regeln – auch gerade weil es oben genannte Fragen nicht spezifiziert – in den unterschiedlichsten Unternehmen angewendet werden können. “Du hast natürlich die Hoffnung, dass der Berater dir das alles beschreiben kann,”sagt Ivo Bättig, Holacracy Implementierungs-Lead von Unic, in einem Interview, “Erklär mir mal wie man bei Holacracy z.B. mit Löhnen umgeht. Ich weiss ja, wie es heute funktionieren soll, aber wie funktioniert es dann mit Holacracy?” Dieses Zitat beschreibt ganz gut eine Herausforderung, der wir immer wieder begegnen. Unterschiedliche Erwartungen geraten aneinander, seien es implizite oder explizite.
Manche Kunden wünschen sich in einer anfänglichen Unsicherheit konkrete Lösungen oder Beispiele angeboten zu bekommen. Andererseits verfolgen wir als Berater vorwiegend einen evolutionären Ansatz mit dem Ziel, Unternehmen zu befähigen, die für sie beste Lösung selbst zu entwickeln. Es ist ein Spannungsfeld, in dem es individuell abzuwägen gilt, wo vorgefertigte Lösungen angebracht sind und wo es fruchtbarer ist, gewisse Unsicherheiten erst einmal auszuhalten, damit daraus etwas eigenes entstehen kann. Dabei sind wir mit dem Kunden gemeinsam auf dem Weg, leisten Pionierarbeit und sind bestrebt, aktiv mit Erwartungen umzugehen und herauszufinden, wie die individuellen Kundenbedürfnisse am besten abgedeckt werden können. Wichtig ist dabei, sich die Ursache und Wirkung von Erwartungen bewusst zu machen und offen darüber zu kommunizieren.
Aber zurück zu Unic. Nach der Pre-Launch Phase kam natürlich der eigentliche Akt der Einführung. Dazu zählte die Ratifizierung der Holacracy Verfassung, Kick-off Veranstaltungen und eine ganze Woche, in der jeder der 40 Kreise seine ersten Holacracy Meetings durchführte. Wie das bei Unic genau ablief, davon werden wir in unserem nächsten Blogbeitrag berichten.