Ein Holacracy Tactical Meeting moderieren

Leitfaden für Holacracy Prozessmoderator*innen (Facilitator)

Die Meetingkarte wird dir im Alltag helfen, doch um gut in der Moderation von Tactical Meetings zu werden, solltest du die folgenden Besonderheiten kennen.

Vor der Check-in Runde: Orientierung

1. Nutze die Tactical Meeting-Karte. Als Prozessmoderator kannst du die Beschreibung, die auf der Karte für jeden Schritt gegeben werden, laut vorlesen, um jeden Schritt einzuleiten; z.B. “Die Regeln für die Check-in Runde sind… ”Eine Person zur Zeit. Mache dir Ablenkungen bewusst, werde präsent. Keine Diskussion.””
2. Erkläre “Auszeiten”(“Time-Outs”). Die beste Art, den Meetingprozess zu verstehen ist zu erleben, wie er funktioniert. Ermutige die Teilnehmer also eine “Auszeit”anzufragen, um Fragen zu stellen, denn als Prozessmoderator kannst du nicht alles vorab erklären (und solltest es auch nicht versuchen). 
3. Erkläre, was das Meeting nicht ist. Im Gegensatz zu einem typischen Meeting ist dieser Raum nur für Rollen in diesem Kreis, um ihre aktuellen Spannungen zu verarbeiten. Es ist kein Ort, um den Teamgeist zu beschwören, persönliche Spannungen zu bearbeiten oder auf lose Weise Themen zu diskutieren. Obgleich solche Dinge vielleicht notwendig oder gewünscht sind, tun wir sie außerhalb des Raums des Tactical.

Check-in Runde

• Einleitung: “Eine Person zur Zeit. Mache dir Ablenkungen bewusst, werde präsent. Keine Diskussion.”
• Beginne bei dir selber als Vorbild und mache vor, wie ein guter Check-in klingt.
• [nachdem alle ihren Check-in geteilt haben:] “Wir machen jetzt mit den Schritten der ”Präambel” weiter – erst die Checklisten, dann die Kennzahlen und dann die Projekte. Es geht darum Daten an die Oberfläche zu bringen, was dann vielleicht Spannungen auslöst, die wir dann während des Schrittes ”Spannungen verarbeiten” lösen.”

HINWEIS: Jegliche Bitte nach nächsten Schritten (explizit oder implizit) sollte auf den Schritt ”Spannungen verarbeiten” umgeleitet werden (z.B. “Lass uns das als einen Agendapunkt für dich erfassen.”)

Checklisten Durchsicht

• Einleitung:“Die Checklisten Durchsicht ist dazu da, um Daten an die Oberfläche zu bringen und Sichtbarkeit darüber zu schaffen, ob wiederkehrende Handlungen erledigt werden.”
• “Als Prozessmoderator*in werde ich jeder Rolle die Checkliste der wiederkehrenden Aufgaben vorlesen und dann antwortet jede Rolle entweder mit ”check”, d.h. du hast sie für den vorigen Zeitraum erfüllt, oder mit ”no check”, falls du sie nicht erfüllt hast.

HINWEIS: Falls es gefragt wird: Jedes Kreismitglied kann darum bitten, dass Checklistenpunkte zur Liste hinzugefügt werden, solange sie bereits Verantwortlichkeiten der Rolle sind. Keine neuen Erwartungen. 

Kennzahlen Durchsicht

• Einleitung: “Bei der Kennzahlen Durchsicht geht es darum einen anderen Typ von Daten an die Oberfläche zu bringen, nämlich alles Quantitative in Bezug auf die Gesundheit und den Erfolg des Kreises.”
• Erlaubt: Verständnisfragen über die Daten
• Verboten: Meinungsäußerungen, Anfragen für nächste Schritte oder Diskussionen. Ermutige die Teilnehmenden solche Dinge als Agendapunkte einzubringen

Projekt Updates

• Einleitung: ”Projekte sind Ergebnisse, auf die eine Rolle hin arbeitet. Ein großes Projekt kann mehrere Sub-Projekte haben – jedes wird von der aufgelisteten Rolle berichtet.”
• “Ich werde jedes Projekt vorlesen und den Rolleninhabenden fragen ”irgendwelche Updates”? Du hast zwei Optionen: du kannst entweder sagen ”kein Update” (d.h. seit wir uns das letzte mal getroffen haben, hat sich nichts verändert) oder du kannst mitteilen, was sich verändert hat. Nicht die ganze Geschichte des Projekts, sondern nur was sich seit dem letzten Tactical Meeting verändert hat.”
• “Wieder gilt, dass nur Verständnisfragen erlaubt sind. Wenn du eine Diskussion möchtest, füge einen Agendapunkt hinzu.”

HINWEIS: Stelle klar, dass die “Präambel”jetzt fertig ist und dass ihr mit der Verarbeitung der Spannungen weitermacht. 

Agenda erstellen

• Wir erstellen jetzt an Ort und Stelle eine Agenda, um alle aktuellen Barrieren aus dem Weg zu räumen, die uns an der Erledigung der Arbeit hindern.
• Rufe Agendapunkt aus der Gruppe auf, indem du sagst, “Für Agendapunkte nenne dem Secretary einfach ein oder zwei Worte als Platzhalter für dich als eine Erinnerung.” Schneide die Person ab, falls sie anfängt sich in Details zu verlieren, z.B. “[unterbricht] Ok, also wie wäre es mit ”Neue Veranstaltungsorte?””
• Falls die Gruppe nicht viele Punkte generiert, dann gebe ihr einen Anstupser mit den folgenden Phrasen: “Denkt dran, alles kann ein Agendapunkt sein”, oder “um noch ein paar mehr Agendapunkte zu generieren fragt euch selber ”lief letzte Woche alles perfekt?””
• Sobald es scheint, als ob ihr alle erfasst habt, erinnere sie daran, dass sie während des Meetings neue Punkte hinzufügen können.
• Mach eine schnelle Überschlagsrechnung der verbleibenden Zeit, geteilt durch die Anzahl der Agendapunkt (z.B. 1 Stunde übrig mit 7 Punkten, also sind das etwa 8-9 Minuten pro Punkt. Das sollte ausreichend sein.) Erinnere dich daran, deine Einschätzung entlang des Weges anzupassen, doch du musst es der Gruppe nur mitteilen, wenn du Sorge hast, dass ihr nicht mehr genug Zeit haben werdet, zu allen Punkten zu kommen. 
• Sage der Gruppe, dass du als Prozessmoderator*in das Recht hast, die Reihenfolge der Agendapunkte festzulegen. Dann rufe, abhängig von den Umständen, Informationen aus der Gruppe auf. Zum Beispiel, “ich will sicher gehen, dass wir zu allen brennenden oder wichtigen Problemen kommen – hat irgendjemand einen Punkt, den ich vorziehen soll?” oder, “Lass uns mit einem einfachen Punkt anfangen…wie wäre es mit ”Mittagessen?”” Denk dran, dass du die Agenda jederzeit neu ordnen kannst. 

Agendpunkte verarbeiten

• Beginne jeden Punkt, indem du den*die Agendapunktinhaber*in (API) identifizierst und fragst, “Was brauchst du?”
• Denk dran, was auch immer passieren mag, du hörst nur auf die Anfrage des*der API*s. Wenn er*sie sagt, “Ja, ich würde gerne ein Projekt anfragen…”dann ist seine*ihre Anfrage offensichtlich. Doch wenn er*sie einfach anfangen zu reden (was er*sie tun können sollten), dann höre einfach darauf, worum er*sie zu bitten versucht.
• Eine einfache Version, wie man jeglichen Tactical Agendapunkt verarbeiten kann, wird in diesem Blogpost vorgestellt: Prozess zur Bearbeitung eines Agendapunktes im Tactical
• Es gibt ein ziemlich umfassende Liste wichtiger Phrasen, die man nutzen kann, wenn man einen Tactical Agendapunkt verarbeitet: Phrasenbuch für Holacracy Tactical Meetings
• Der Einfachheit halber erinnere dich daran, dass du dich immer auf die Rückseite der Meetingkarte mit den 5 Pfaden beziehen kannst: einen nächsten Schritt anfragen, ein Projekt anfragen, Information einholen, Information teilen, und eine neue Erwartung setzen. 
• Denk dran, der*die Prozessmoderator*in braucht die Spannung nicht zu lösen – er muss nur für den*die API einen Raum halten, damit diese*r seine*ihre Spannung lösen kann. 
• Um einen Agendapunkt abzuschließen frage den*die API stets, “Hast du alles, was du brauchst?”

Dieser Blogbeitrag erschien erstmals auf dem Blog von HolacracyOne. Das Original findest du hier. Die Übersetzung stammt von Xpreneurs mit freundlicher Genehmigung von HolacracyOne.

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